كثيرًا ما تسمع عبارة "التوقيت هو كل شيء" في سياقات عديدة، أحيانًا بعلاقة بالحدث أو القضية التي يتناولها الحديث، وأحيانًا أخرى لمجرد إطلاق حكمة لا يمكن نقضها أو تقويضها، ولا يمكن محاكمتها لما فيها من عمومية. لكن عندما يتعلق الأمر بقواعد النشر الإلكتروني، خاصة في مجال إرسال النشرات البريدية والرسائل العامة لجمهور ما، يعتقد باهتمامه بالقضية التي تحملها الرسالة، فإن مسألة التوقت هي حقًا أهم شيء، تجنبًا لحصر كل شيء بالتوقيت، فلا بد أن المحتوى والشكل وتفاصيل الرسالة مهمة أيضًا.
ليس من المحبب إرسال الرسالة في أول يوم بعد العطلة
لا شك أن من يرسل نشرة أو رسالة تعبر عن حملة أو موقف سياسي أو ثقافي أو اجتماعي يكون مهتما بالترويج له، أو لوجهة نظره عنه، يبذل الكثير من الجهد في بناء المحتوى، وصياغة الأفكار ونسق اللغة، كذلك فيما يتعلق بتجميع المعلومات وتوثيقها وتصميم الرسالة بصريًا، فلماذا يتم إهمال كل هذا الجهد، أو عدم حصاد ما يستحقه مثل هذا الجهد لمجرد عدم مراعاة التوقيت الزمني الملائم لإرسال هذا النوع من الرسائل الترويجية عبر البريد الإلكتروني؟!
إذًا، متى يكون التوقيت مناسبًا لإرسال الرسائل الترويجية العامة؟
إن هذا يعتمد على عدة عوامل، أبرزها هو الحقل الذي تتعلق به الرسالة ومضمونها، وإن كانت صادرة عن شركة أو تعاونية أو حملة محلية شعبية أو حملة حقوقية دولية أو حزب.. إلخ من التصنيفات، وكذلك الحال مع الجمهور المستهدف من ناحية فئاته العمرية وتصنيفه المهني وأماكن تواجده وعدده .. إلخ. كما للغة والبلد دور في تحديد التوقيت.
تجنب أيام بداية الدوام الرسمي وأيام بداية الأسبوع. هذا لأن لا أحد يأتي إلى العمل أول الأسبوع بعد قضاء إجازته بالشكل الذي يحب، ولديه رغبة في قراءة الكثير من الرسائل وفحص الكثير من البريد الوارد في يومه الأول في العمل. من الثابت أن أغلب الناس أكثر ما يفحصون بريدهم الإلكتروني من أمكنة العمل، لذلك ليس من المحبب أن ترسل لهم الرسالة في أول يوم بعد عطلتهم، خاصة أن الكثير من الرسائل تكون قد تراكمت لديهم أثناء العطلة. الانتباه لهذا الجانب يساعد في تجنب أن تكون الرسالة المرسلة مجرد واحدة من بين الأخريات، ولكي لا يكون مصير رسالتك سلة المهملات، تجنب أيام بداية الأسبوع، وبالتأكيد أيام العطل الأسبوعية في بلدك.
أيام الأسبوع الباقية باستثناء أول يوم عمل وأيام العطل تعتبر من الأوقات الجيدة لإرسال رسالتك، إذ تكون فرصتها بأن تحظى القراءة والاهتمام وربما التفاعل أكبر من غير هذه الأوقات.
بالنسبة للأيام التي يفضل أن ترسل فيها رسالتك، لا يفضل أن يكون اختيار الساعة التي يتم فيها الإرسال عشوائيًا، إذ يتم النظر إلى ساعات الصباح الأولى، أي ساعات بداية العمل، كما يتم النظر إلى أول يوم عمل في الأسبوع. فلا أحد يهتم بأن يبدأ نهاره في العمل برؤية رسائل لا علاقة مباشرة لها بما عليه إنجازه خلال ساعات الدوام المطلوبة منه. لذلك يعتبر وقت الغداء، منتصف يوم العمل، أفضل الأوقات لإرسال الرسائل، هذا لأن الناس في هذا الوقت ينالون قسطًا من الراحة ويمكن أن يتفاعلوا أكثر مع رسائل إخبارية أو ترويجية أو دعوات تصلهم في هذا الوقت أو بعده بقليل.
لكن هذه الخطوات البسيطة التي من شأنها زيادة نسبة مشاهدة رسالتك بين من يتلقونها، ليس بالضرورة أن تحقق الرواج والتفاعل العالي، إذ إن إبقاء العين مفتوحة على الإحصاءات المتعلقة بنسبة من يفتحون الرسالة والمدة التي يقضونها في قراءتها، وإذا ما استخدموا الروابط المرفقة فيها أم لا، وغيرها من متغيرات تفصح عنها الإحصاءات الإلكترونية ودراسات مراقبة السلوك عبر شبكة الانترنت، تبقى أحد أهم المفاتيح لفهم مزاج الجمهور والخروج بأفضل الطرق الترويجية وكيفية استقطاب انتباهه.